Sleutelfuncties: veel keuzes, maar nog geen definitieve regels

wit gebouw twee zakenlui

Een pensioenfonds moet 13 januari 2019 personen in sleutelfuncties hebben op de terreinen risicobeheer, interne audit en actuariële zaken. De keuze is zelf inrichten of uitbesteden. Een pensioenfonds moet zorgen voor profielschetsen, sleutelfunctionarissen toetsen, afspraken maken over kwaliteitseisen bij uitbesteding. En ervoor zorgen dat hun uitbestedingspartners zich houden aan het beloningsbeleid. Voor welke keuzes staan pensioenfondsen daarbij?

De regels over sleutelfuncties staan in de nieuwe Europese pensioenrichtlijn. De Tweede Kamer pakt het wetsvoorstel erover na de zomervakantie weer op. Daarna wordt ook de lagere regelgeving vastgesteld. Het concept daarvan is op 7 juni bekend gemaakt voor een internetconsultatie. Fondsen kunnen zich voorbereiden, maar de nieuwe regels zijn nog niet definitief. Er zijn nog wijzigingen in het wetsvoorstel en de lagere regelgeving mogelijk. Dat maakt definitieve invulling voor pensioenfondsen lastig.

Fondsen mogen andere visie hebben dan DNB
Pensioenfondsen kunnen sleutelfuncties zelf inrichten, maar ook kiezen voor uitbesteden. Toezichthouder De Nederlandsche Bank (DNB) presenteerde eind juni vier stellingen (zie http://www.toezicht.dnb.nl/binaries/50-237259.pdf). Daarin kijkt DNB naar de invulling van sleutelfuncties én geeft overwegingen op basis van een visie. Pensioenfondsen kunnen die overwegingen betrekken bij hun besluitvorming over het inrichten van sleutelfuncties. Maar ze kunnen ook kiezen voor een andere invulling van sleutelfuncties. Het is aan het fonds om toe te lichten waarom bepaalde keuzes passend zijn.

Kennis & ervaring
In de wet komt te staan dat (mede)beleidsbepalers voldoen aan de vereiste geschiktheid. Dat betekent dat hun gezamenlijke kwalificaties, kennis en ervaring een gezond en prudent bestuur mogelijk maken. Ook voor personen die sleutelfuncties vervullen, gelden eisen. Hun kwalificaties, kennis en ervaring moeten volstaan om de functie naar behoren te vervullen.

Sleutelfunctionaris toetst anderen
Pensioenfondsen moeten alle personen die sleutelfuncties vervullen toetsen op geschiktheid en betrouwbaarheid. Het gaat zowel om de houders van de sleutelfuncties als alle andere personen die betrokken zijn bij de uitvoering van sleutelfuncties. Wat moeten pensioenfondsen doen? Zij benoemen houders van sleutelfuncties. Het fonds stelt daar dus profielschetsen voor op. En het fonds moet het geschiktheidsplan aanvullen. Het toetsen van iedereen die betrokken is bij de uitvoering van sleutelfuncties, is eerder een taak van de sleutelfunctiehouders. Bij uitbesteding kan het fonds natuurlijk wel afspraken maken met de uitbestedingspartner over wat die vereiste kwalificaties zijn. Zo is er duidelijkheid over de kwalificaties van medewerkers die ingezet worden voor sleutelfuncties.

Hoe ver gaat DNB?
Toezichthouder De Nederlandsche Bank (DNB) kan van de personen die de sleutelfuncties vervullen, de geschiktheid en betrouwbaarheid toetsen. Dat gebeurt als daar naar het oordeel van DNB aanleiding toe bestaat. Onduidelijk is hoe DNB hiermee omgaat. Ook hier ligt het volgens ons voor de hand de toets te beperken tot de houders van de sleutelfuncties. Die zijn immers verantwoordelijk. Medewerkers die geen mede-beleidsbepaler zijn, worden immers ook niet getoetst.

Beloning aangescherpt ...
Daarnaast worden de regels voor het beloningsbeleid aangescherpt.

  • Het beloningsbeleid moet passen bij het pensioenfonds als geheel. Dat wil zeggen dat het in overeenstemming is met de werkzaamheden, het risicoprofiel, de doelstellingen, het langetermijnbelang, de financiële stabiliteit en de prestaties van het pensioenfonds. En het moet bijdragen aan een deugdelijk, prudent en doeltreffend bestuur van het pensioenfonds.
  • Het pensioenfonds moet het beloningsbeleid ten minste driejaarlijks evalueren en actualiseren. Als er een belangrijke tussentijdse wijziging is, dan moet het fonds het beloningsbeleid direct actualiseren. Wat daaronder wordt verstaan mag het fonds zelf bepalen.

… gaat Amerikaanse vermogensbeheerder meebewegen?
In de wet komt te staan dat het beloningsbeleid van een pensioenfonds ook van toepassing is op uitbestedingspartners. Dit geldt niet als zij onder een EU-richtlijn voor de financiële sector vallen. Dan gelden de regels over het beloningsbeleid uit de Wet op het financieel toezicht. Wij zien knelpunten.

  • Een uitvoeringsbedrijf werkt voor verschillende pensioenfondsen met een eigen beloningsbeleid. Van welk pensioenfonds moet het dan het beloningsbeleid toepassen?
  • Een pensioenfonds besteedt vermogensbeheer uit aan een Amerikaanse vermogensbeheerder. Die zal niet bereid zijn het beloningsbeleid van het pensioenfonds toe te passen.

Waar het om gaat is dat het fonds een beheerst beloningsbeleid voert dat niet aanmoedigt tot het nemen van meer risico’s dan voor het fonds aanvaardbaar is. Dat staat nu in de wet. In de Code Pensioenfondsen staat dat dit ook geldt voor uitbestedingspartners. Een fonds kan daarvan afwijken als het dat kan uitleggen. Die uitzondering is nu niet meer mogelijk. De regelgeving is daardoor doorgeslagen.

Uitbestedingsbeleid aangescherpt
Ook de regels voor het uitbestedingsbeleid worden scherper. Uitbesteding is een risico voor het pensioenfonds dat beheerst moet worden. Een fonds mag niet alle werkzaamheden uitbesteden. Bijvoorbeeld uitbesteding van beleidsbepaling mag niet. Nieuw is dat uitbesteding het operationele risico niet onnodig mag vergroten. Uitbesteding mag ook niet de dienstverlening aan deelnemers en pensioengerechtigden ondermijnen. Verder moet het fonds het uitbestedingsbeleid schriftelijk vastleggen. Ten minste driejaarlijks moet het fonds het uitbestedingsbeleid evalueren. En na een belangrijke wijziging moet het fonds het uitbestedingsbeleid direct aanpassen. En het fonds moet uitbesteding van werkzaamheden aan DNB melden. Wanneer het fonds ervoor kiest om een sleutelfunctie of het beheer van het pensioenfonds uit te besteden, dan moet dat vooraf worden gemeld. Het fonds moet DNB ook informeren over het opzeggen van een overeenkomst tot uitbesteding.

Start tijdig traject invullen sleutelfuncties
Pensioenfondsen moeten de sleutelfuncties uiterlijk 13 januari 2019 in de organisatie van het fonds hebben verankerd. Het benoemen van sleutelfunctionarissen vergt een zorgvuldig traject. Tijdig hiermee starten is dan ook wenselijk. Definitieve besluitvorming kan plaatsvinden nadat de nieuwe regels vast staan. Dat is pas het geval als de Tweede Kamer de wet heeft aangenomen én als de lagere regelgeving definitief is.

Dus … aan de slag zonder definitieve regels
DNB stelde pensioenfondsen 12 vragen over de implementatie van de richtlijn. Vooral over de invulling van sleutelfuncties. DNB wil achterhalen of fondsen naar verwachting op tijd klaar zijn. DNB verwacht dus dat fondsen aan de slag gaan, terwijl de nieuwe regels nog niet vast staan.

Leo Blom, juridisch beleidsadviseur