Diversiteit: ook op zoek naar nieuwe bestuursleden als er geen vacature is

zakelijke bespreking aan tafel

Pensioenfondsen moeten doelgerichter werken aan een divers samengesteld bestuur. Het bestuur stelt een stappenplan met concrete doelen op om diversiteit in het bestuur te bevorderen. Dat staat in de vernieuwde Code Pensioenfondsen. Alle fondsen moeten in 2019 zo’n stappenplan hebben. Maar ook het delen van successen is belangrijk. Wij signaleerden eerder 5 succesfactoren voor een divers bestuur.

Veel fondsen moeten inhaalslag maken
Van de pensioenfondsen heeft circa 40% nog geen vrouw in het bestuur. En circa 65% heeft nog geen persoon jonger dan 40 jaar in het bestuur. Terwijl deze normen al in 2013 zijn afgesproken. Veel fondsen moeten dus een inhaalslag maken. Ook voor het verantwoordingsorgaan (VO) of het belanghebbendenorgaan (BO).

Diversiteit belangrijk voor kwaliteit
De Stichting van de Arbeid en de Pensioenfederatie maakten een plan van aanpak om diversiteit binnen pensioenfondsen te bevorderen. Dat plan biedt pensioenfondsen handvatten om de diversiteit te vergroten. Het plan richt zich vooral op de pensioenfondsbesturen. Partijen vinden ook voor de andere organen zoals het VO of het BO en de raad van toezicht een diverse samenstelling gewenst. Zij vinden een zorgvuldige samenstelling van pensioenfondsorganen belangrijk voor de kwaliteit van besluitvorming. Naast diversiteit is uiteraard ook de geschiktheid van bestuursleden van belang.

5 succesfactoren
Eerder zagen wij 5 succesfactoren om jonge en/of vrouwelijke bestuursleden te werven. Het gaat om:

  1. Ga met alle kandidaten in gesprek. Is een kandidaat (nog) niet geschikt voor een bestuursfunctie? Leg uit waarom en houd contact met hen.
  2. Laat kandidaten zeker een jaar als aspirant meedraaien. Geef hen hun de tijd om de materie eigen te maken en comfort te krijgen bij de functie.
  3. Wees vanaf de werving helder over beloning en tijdsbeslag van de bestuursfunctie; die zijn anders dan bij bijvoorbeeld een functie in een ouderraad van de school van je kind.
  4. Maak het werk van verantwoordingsorgaan en deelnemersraad meer zichtbaar.
  5. Besteed continu aandacht aan werving, niet alleen op het moment dat er een vacature is.

Vernieuwing boven continuïteit
Vaak zijn bestuurders voor vier jaar benoemd. Ervaren bestuurders zijn voor het fonds aantrekkelijk. Het vervangen van oudere mannelijke bestuurders door jongere en/of vrouwelijke bestuurders gaat daarom langzaam. Bestuurders kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd. Het advies is om vroegtijdig op zoek te gaan naar jongere en vrouwelijke kandidaten. In een omslag naar een divers bestuur krijgt diversiteit volgens de Code prioriteit boven ervaring.

Concreet, haalbaar en op korte termijn
Het plan van aanpak geeft handvatten voor een pensioenfonds. Het doel is om op korte termijn aan de normen te voldoen. En om een cultuur te bevorderen waarin diversiteit vanzelfsprekend wordt. Het bestuur vertaalt de normen in concrete en haalbare doelen. Het beleid richt zich dus op het realiseren van de gewenste diversiteit in leeftijd en geslacht. Dit alles draagt bij aan bewustwording en daarmee de toename van de diversiteit. Ook omdat het bestuur jaarlijks de gestelde doelen en de effectiviteit van de daarvoor ingezette middelen evalueert.

Samen staan voor diversiteit
Diversiteit van besturen en andere fondsorganen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van voordragende organisaties. Deze partijen kunnen afspraken over voordrachten vastleggen in een convenant. Dat bevordert onderlinge afstemming over de invulling van vacatures. Het pensioenfonds ondersteunt dit door vroegtijdig te informeren over het rooster van aftreden en aanstaande vacatures met gewenste profielen. Partijen kunnen tijdig inspelen op nieuwe vacatures en een jonger of vrouwelijk bestuurslid voordragen. Het is van belang om alle partijen hierbij te betrekken. Denk aan verenigingen van gepensioneerden die een voordracht kunnen doen bij een verkiezing. Of leden van een VO direct kunnen benoemen.

Kijk ook buiten de onderneming of sector
Het lukt niet altijd om geschikte jongere of vrouwelijke kandidaten in het eigen netwerk te vinden. Aanbeveling is dat voordragende organisaties en pensioenfondsen het netwerk van PensioenLab benutten voor de voordracht en benoeming van jongeren. En het netwerk van Vrouwen in institutioneel Pensioen (ViiP) voor de voordracht en benoeming van vrouwen.

Maak een stappenplan
In de vernieuwde Code Pensioenfondsen staat dat ieder pensioenfondsbestuur een stappenplan opstelt om de diversiteit in de fondsorganen te bevorderen. Dat stappenplan wordt in 2019 opgesteld als dat nog niet is gebeurd. Het bestuur rapporteert daarover voor het eerst in het bestuursverslag over 2019. Het plan van aanpak van de Stichting van de Arbeid en de Pensioenfederatie bevat bouwstenen voor het stappenplan.

Anders voor beroepsfondsen
Het plan van aanpak richt zich vooral op ondernemings- en bedrijfstakpensioenfondsen. Ook voor beroepspensioenfondsen is diversiteit belangrijk voor de samenstelling van het bestuur en het belanghebbendenorgaan. Het bestuur kan afspraken maken met de beroepspensioenvereniging.

Meld goede initiatieven
Pensioenfondsen en voordragende organisaties kunnen van elkaar leren aan de hand van goede voorbeelden uit dit plan van aanpak. Partijen die successen vieren op het vlak van diversiteit, wordt gevraagd deze goede initiatieven te melden. Dat kan andere fondsen helpen bij hun diversiteitsbeleid.

Lees bijvoorbeeld de ervaringen van 3 fondsen die al wel voldoen aan de diversiteitsdoelen.

Door Leo Blom, juridisch beleidsadviseur