Hoe reageer je snel en adequaat in een crisis?

Integraal risicomanagement is bedoeld om snel en adequaat te reageren op risico’s. Dit bedenk je vooraf. Je voorspelt en beheerst risico’s in voor de hand liggende scenario’s. Je doorloopt daarbij de 5 stappen van het risicomanagementproces. Maar toch heb je vrijwel zeker niet alle mogelijke risico’s in beeld. En dan is er opeens een echte crisis als gevolg van het coronavirus. De belangrijkste risico’s ervan zijn direct zichtbaar. Maar er komen misschien ook risico’s naar voren die je van te voren niet in beeld had. Wat voorheen slechts theorie was, krijgt scherpte. Wat kun en moet je nu doen?

Ook tijdens een crisis doorloopt u 5 stappen:

1. Risico-identificatie
2. Risicobeoordeling
3. Risicoresponse
4. Implementatie
5. Bewaken & rapporteren
RM-proces

1. Risico-identificatie: stel de risico’s vast
Er zijn verschillende soorten risico’s. Tijdens een crisis worden de belangrijkste risico’s direct zichtbaar. Zo is er een duidelijke reactie van de financiële markten op het Corona-virus. Het gaat om financiële risico’s. De overheid neemt maatregelen om verspreiding van het virus te vertragen. Dat beïnvloedt de bedrijfsvoering van werkgever(s) en/of beroepsgenoten in het fonds. En van het pensioenfonds zelf en van de partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed. Dat zijn operationele en uitbestedingsrisico’s. Thuiswerken en social distancing zijn de norm. Nederland leunt op telefoon, chat, e-mail en videoconferencing. Dat zijn IT-risico’s. De communicatie met belanghebbenden over de effecten van de crisis en de getroffen maatregelen hoort bij het omgevingsrisico.

2. Risicobeoordeling: bepaal de kans en de impact
Stel bij voorkeur een multidisciplinair team samen. Een crisis zoals corona raakt over het algemeen meerdere risico’s. Stel uzelf de volgende vragen:

  • Had u deze scenario’s voorzien?
  • Heeft u voldoende informatie om de risico’s goed te kunnen beoordelen?
  • Heeft u aanvullende informatie nodig en zo ja, van wie?
  • Zijn de risico’s toegenomen of is het waarschijnlijk dat ze in de komende periode zullen toenemen?

3. Risicoresponse: neem beheersmaatregelen
Wellicht kunt u een risico vermijden door (tijdelijk) te stoppen met een aantal activiteiten. Of u had een risico al voorzien? Dan zijn aanvullende beheersmaatregelen misschien niet nodig. Is er wel aanvullende beheersing nodig, dan is een herverzekering mogelijk een optie. Maar een aanvullende beheersmaatregel om het ene risico te verlagen, kan een ander risico verhogen. Dat is ook een risico. Maak daarom een zorgvuldige en onderbouwde afweging bij het wel of niet inzetten van beheersmaatregelen. Bepaal ook de timing wanneer een maatregel nodig is.

4. Implementatie: maak een plan
Het is belangrijk dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een bestaande of aanvullende beheersmaatregel weten wat er van hen wordt verwacht. Daarom is een beschrijving van de beheersmaatregelen nodig. In de beschrijving komen de volgende elementen terug:

  • Wie: Wie voert de actie uit?
  • Wat: Wat is de actie?
  • Wanneer: Wanneer dient de actie plaats te vinden en met welke frequentie?
  • Waarmee: Waaruit blijkt dat de actie is uitgevoerd?

De huidige crisis is een goed moment om ook voor bestaande beheersmaatregelen na te gaan of de genoemde 4 W’s voldoende duidelijk zijn benoemd. Nu is er misschien wel extra scherpte.

5. Bewaken en rapporteren: leg vast en vul omissies in documenten aan
Het vastleggen van uw besluiten helpt u om achteraf verantwoording af te leggen. U kunt aan belanghebbenden uitleggen wat u, wanneer en waarom heeft gedaan. Daarnaast is een crisis als Corona een goede gelegenheid om uw fondsdocumenten nog eens kritisch door te lopen. Zijn de documenten volledig? Ook in het geval van crisissituaties? Moet u documenten aanpassen? Gelden eventuele aanpassingen structureel of tijdelijk in crisissituaties? Wat is dan een crisissituatie? En hoe past een tijdelijke maatregel binnen de structurele afspraken?

In een crisissituatie wordt integrale risicobeheersing opeens heel concreet. En daardoor is het misschien ook wel gemakkelijker om te bedenken wat er allemaal nodig is om risico’s te beheersen. En misschien ook wel van zaken die u nog niet in beeld had. Dat helpt in normale omstandigheden, maar ook tijdens een volgende crisis.

Auteur: Robert Meulenbroek, adviseur risicomanagement