Vanaf 1 juli 2023 gelden aanvullende verplichtingen bij het informeren van deelnemers over hun pensioen. Nieuw is bijvoorbeeld dat pensioenfondsen inzicht moeten geven in de gevolgen van (combinaties) van keuze(s). En dat communicatie aanzet tot relevante actie. Bovendien moet er sprake zijn van keuzebegeleiding. Met de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel en door invaren, is het goed informeren van deelnemers een nog belangrijker taak voor pensioenfondsen. Heldere en tijdige uitleg is en blijft van groot belang. En biedt de kans deelnemers uit te leggen waarom hun pensioen verandert.

Wat was al bekend en wat is nieuw?
De informatieverstrekkingseisen waren bekend en ze blijven. De kernwoorden daarbij zijn: correct, duidelijk, evenwichtig, tijdig, aansluiten bij behoefte en kenmerken. Het moet inzicht geven in keuzemogelijkheden en de gevolgen belangrijke gebeurtenissen. Nieuw is dat u inzicht moet geven in de gevolgen van de (combinatie) van keuze(s). En dat uw communicatie het aanzetten tot relevante actie bevordert.

Duidelijke en relevante informatie helpt misverstanden de wereld uit
Over de pensioenregelingen in het nieuwe pensioenstelsel komen heel verschillende berichten voorbij in de media. Vaak worden appels met peren vergeleken. Let daarom extra op als berichten in de media tot misverstanden leiden bij uw deelnemers en ga deze niet uit de weg. Vertel de voordelen maar ook zeker de nadelen en de risico’s van de gekozen nieuwe pensioenregeling. Neem uw deelnemers mee in de reis naar de overstap op de nieuwe gekozen pensioenregeling met een klantreis. Het is een uitgelezen kans om uw deelnemers van duidelijke en relevante informatie te voorzien.

Verschillende onderwerpen, middelen en momenten om uw deelnemers te informeren
Kijk vooral welk onderwerp u bij de kop pakt, welk communicatiemiddel passend is voor een bepaalde deelnemersgroep en wanneer u informeert. De ene deelnemersgroep vindt een filmpje verhelderend. De andere heeft liever een rekenvoorbeeld. De informatie moet dus aansluiten bij de deelnemer. Ook belangrijk: welke kernboodschappen wilt u overbrengen? Denk hierbij aan waarom is verandering nodig? Wat verandert er niet? Waarom keuze voor FPR of SPR? Waarom wel of niet invaren? Richt u een reserve in en waarvoor gebruikt u deze? En welke vragen zijn nu belangrijk voor uw deelnemers en welke straks?

Voordeel: het voorkomt teleurstelling
Goed informeren voorkomt teleurstellingen bij deelnemers en andere belanghebbenden. Het meenemen in de pensioenveranderingen houdt in dat deelnemers tijdig weten waar ze aan toe zijn. En in de gelegenheid worden gesteld om vragen te stellen. Om zich voor te bereiden op wat er straks voor hen geregeld is. En om vervelende verrassingen te voorkomen als iemand met pensioen gaat. Maak informatie daarnaast makkelijk vindbaar. En bouw de informatie in lagen op. Wat ons betreft houdt het niet op bij 3 lagen.

Let op: informatie moet geen overkill worden
Als pensioenfonds moet u de deelnemers meenemen in de veranderingen. Maar een overkill aan informatie kan ervoor zorgen dat ze afhaken. Probeer de benodigde informatie daarom altijd goed op te bouwen. Werk met gelaagdheid en toets met regelmaat bij uw deelnemers wat zij logisch en vindbaar vinden. En als keuzes nodig zijn, betrek hen dan om ze aan te zetten tot relevante actie. Het gaat om meer dan alleen informeren: deelnemers moeten worden geactiveerd.

Tip: zie alle informatieverplichtingen en de keuzebegeleiding als 1 geheel
Dat is belangrijk. Koppel het ook in zijn geheel aan de verschillende groepen deelnemers binnen uw pensioenfonds. Leg kruisverbanden tussen informatie- en activatieverplichtingen. En kijk hoe deelnemers de verplichte informatie maar ook de keuzebegeleiding beleven en ervaren. Toets dit regelmatig en stel bij als dat nodig is.

Onze afdronk: informatieverstrekking is een kans en luistert nauw
Kijk goed naar het doel dat u met informatieverstrekking en keuzebegeleiding wilt bereiken. En kijk goed naar de kernboodschappen. Maak een of meerdere plannen die passen bij (verschillende groepen binnen) uw deelnemerspopulatie. Het wettelijk kader helpt u hierbij, maar geeft wat ons betreft slechts de minimale lat aan. Grijp uw kans en maak in uw communicatiebeleids- en jaarplan daarom de stap naar duidelijke en volledige klantreizen voor uw deelnemers over het nieuwe pensioenstelsel, de nieuwe pensioenregeling en alle keuzes binnen de huidige en de nieuwe pensioenregeling.

Wij helpen graag bij het inrichten van de informatieverplichtingen en het communicatiebeleid
In onze whitepaper Informatieverplichtingen staan de belangrijkste bestaande en nieuwe informatieverplichtingen. Deze verplichtingen maken onlosmakelijk deel uit van alle communicatie over pensioen inclusief keuzebegeleiding. Je kunt het niet los zien. Samen met onze collega’s van communicatie helpen wij u daarom graag verder om aan uw informatieverplichtingen te voldoen en uw communicatiebeleid goed neer te zetten. Wij hebben veel ervaring met communicatie(plannen) én we hebben al over veel zaken uit de Wet toekomst pensioenen nagedacht.

Klik hier voor onze whitepaper Informatieverplichtingen.

Auteurs: Mike van Elburg en Richt Thien, senior pensioenjuristen