De markt voor pensioenuitvoeringsdiensten is volop in beweging. Met de invoering van de Wet toekomst pensioenen neemt de behoefte aan schaal, investeringskracht en gespecialiseerde uitvoeringscapaciteit verder toe. Met als gevolg dat het aantal uitvoerders afneemt en een beperkt aantal grotere partijen overblijft. In een consoliderende pensioenmarkt worden exits, van de ene naar de andere uitvoerder, steeds meer een structureel onderdeel van de uitvoeringspraktijk.

Ook binnen het afbouwscenario van Achmea Pensioenservices blijft de kwaliteit van dienstverlening, de continuïteit van de administratie en de ondersteuning bij een beheerste en integere overgang van fondsen bij het exitproces centraal staan. Juist in zo’n periode is het belangrijk om te laten zien hoe een zorgvuldige overdracht van pensioenadministraties wordt georganiseerd.

De blauwdruk voor een succesvolle exit

Ralf Rikze, verantwoordelijk voor de exitstrategieën bij Achmea Pensioenservices legt uit: “Een exittraject is een complex maar beheersbaar proces waarin een pensioenfonds de overgang maakt naar een nieuwe uitvoerder, waarbij succes in sterke mate wordt bepaald door voorbereiding, governance en de samenwerking met de ontvangende uitvoerder. Dit onder regie van het fonds. Het traject start met een exit-overeenkomst die de kaders bepaalt voor scope, verantwoordelijkheden, begroting en planning vanuit het perspectief van Achmea Pensioenservices als latende partij. Mijn advies aan het fonds is om al twee jaar van tevoren te beginnen. Mijn motto daarbij: “als je tijd hebt, kun je versnellen én zelf keuzes maken.”

“De echte start zit niet in de techniek, maar in de afspraken”, vertelt Ralf. “De exit-overeenkomst dwingt tot een scherpe afbakening van wat wel en niet wordt gedaan en voorkomt daarmee veel ruis in een later stadium. Vanaf dat moment verschuift de aandacht al snel naar risicobeheersing, dataveiligheid en governance, waarbij security en compliance geen randvoorwaarden zijn, maar leidend in het tempo en de inrichting van het traject. Je wilt niet elke keer opnieuw het wiel uitvinden. In dat kader hebben wij ook een eigen standaard blauwdruk ontwikkeld. Een vast raamwerk waarin alle stappen, rollen en afhankelijkheden zijn vastgelegd. Door deze blauwdruk te voeden met inzichten uit eerdere exits, ontstaat een lerend systeem dat niet alleen efficiency verhoogt, maar ook risico’s voor het fonds verkleint. Juist die balans tussen standaardisatie en ervaring blijkt bepalend voor een solide exit-aanpak.”

“Een exit legt alles bloot. Als je basis niet op orde is, kom je dat hier gegarandeerd tegen.” - Ralf Rikze

Lessen geleerd

De recente exits van Zuivel, Robeco en Metro bevestigden de effectiviteit van de aanpak van Achmea Pensioenservices en boden tegelijkertijd de mogelijkheid deze verder aan te scherpen. De trajecten laten zien dat een succesvolle overdracht begint bij een pensioenadministratie die over jaren heen zorgvuldig is opgebouwd en onderhouden. Dankzij de hoge kwaliteit van de administratie en de data vanaf de start kon het overdrachtsproces efficiënt worden uitgevoerd. Dit leidde tot een voorspelbare doorlooptijd, beheersing van de kosten en een betrouwbare oplevering. De inzichten uit deze trajecten worden inmiddels toegepast in verschillende grootschalige projecten, die momenteel worden uitgevoerd en vormen de basis voor toekomstige exits. De ervaring van Metro laat goed zien hoe deze aanpak in de praktijk werkt.

Frank Rijksen, voorzitter College van Vereffenaars Stichting Metro Pensioenfonds i.I.

“Voor ons was het belangrijk dat de overdracht zorgvuldig en beheerst zou verlopen, met zo min mogelijk impact op de dagelijkse operatie. De kennis van onze pensioenregeling en de korte lijnen met de betrokken specialisten hebben daar duidelijk aan bijgedragen. Tijdens het traject hadden we een prettige en efficiënte afstemming met Achmea Pensioenservices en de nieuwe pensioenuitvoerder en continu inzicht in de voortgang en de vervolgstappen die nodig waren. Dat gaf ons vertrouwen in een goede afronding van het traject.”

Compacte teams met diepgaande kennis maken het verschil

Ralf licht toe: “Een exittraject loopt vrijwel altijd parallel aan de dagelijkse operatie, wat vraagt om discipline en duidelijke keuzes. De spanning tussen wat de ontvangende partij wil en wat binnen de afgesproken scope valt, is daarbij een terugkerend thema. Wat daarnaast opvalt, is dat succesvolle exittrajecten zelden groots en zwaar georganiseerd zijn. Integendeel, ze draaien juist op compacte teams met diepgaande kennis van de bestaande administratie. Daar zit volgens mij dan ook de sleutel. Je wilt geen overdracht organiseren met mensen die het dossier alleen van papier kennen. Binnen Achmea Pensioenservices is een grote groep ervaren specialisten werkzaam die eerder exittrajecten hebben begeleid. Zij beschikken over relevante kennis en ervaring, opgedaan in het verleden bij Syntrus Achmea, onder meer met de overdracht van de administraties van bedrijfstakpensioenfondsen (BPF'en) naar andere pensioenuitvoerders.”

Goed in pensioenadministratie, goed in het regisseren van exits

“We zijn gewoon goed in pensioenadministratie. Die expertise helpt ons ook om het vertrek van een pensioenfonds zorgvuldig te regisseren”, aldus Jeroen Stassen en Marloes van Tongeren, beiden manager Klantteam. Samen blikken zij terug op het afscheid van de pensioenfondsen Zuivel, Robeco. Beide fondsen waren jarenlang tevreden klant, maar concludeerden dat hun toekomstvisie, vooral rond de Wtp, beter aansloot bij een andere uitvoerder.

Marloes vertelt: “De keuze van zowel Robeco Pensioenfonds als Pensioenfonds Zuivel om over te stappen naar een andere uitvoerder moet worden gezien tegen de achtergrond van een snel veranderende pensioenmarkt. De invoering van de Wet toekomst pensioenen vraagt om omvangrijke investeringen in systemen, processen en transitiecapaciteit. Elke uitvoerder maakt andere keuzes en dat brengt verschillende kosten met zich mee. Veel pensioenfondsen heroverwegen daarom hun uitvoeringsmodel en kiezen voor partijen die aansluiten bij hun visie op de toekomstige inrichting van het nieuwe pensioenstelsel. Dit betekende dat beide fondsen uiteindelijk voor een andere uitvoerder kozen.”

“Na jaren van goede samenwerking was het belangrijk om ook het exittraject zorgvuldig en in goede onderlinge samenwerking af te ronden.” - Jeroen Stassen

Hoe hebben jullie de exits efficiënt en beheerst georganiseerd?

Marloes legt uit: “We werkten met een heel klein team, allemaal mensen van de inhoud. Omdat dezelfde collega’s jarenlang de administratie hadden gedaan, konden zij de overdracht met precisie begeleiden. Dat borgde datakwaliteit, continuïteit en snelheid. Omdat beide fondsen naar dezelfde uitvoerder overstapten, trokken de teams gezamenlijk op waar mogelijk.”

“We hebben bewust samen opgetrokken bij bepaalde onderwerpen. Vanuit efficiëntie, maar ook om zeker te weten dat we op één manier communiceerden”, vult Jeroen aan. “Daarmee voorkwamen we inconsistenties en hielden we het proces beheersbaar. Beide teams werkten vanuit een vaste structuur. Een zorgvuldig ingerichte overdrachtsaanpak, een duidelijk afgebakende planning en een checklist die steeds verder is geprofessionaliseerd."

Wat maakt een exit succesvol?

“Een goede exit verloopt geruisloos. Deadlines worden gehaald en data wordt accuraat overgedragen. Deelnemers, gepensioneerden en werkgevers merken er weinig van als het goed gaat. Daarnaast speelt betrokkenheid een belangrijke rol. Ondanks dat het geen goed nieuws is als een klant vertrekt, merkte ik dat alle medewerkers betrokken bleven. Iedereen wilde het werk goed afronden. Dat is echt een onderscheidende kracht binnen onze organisatie”, aldus Marloes. “We zijn écht betrokken met onze klanten.”

“De recente exits hebben waardevolle inzichten opgeleverd voor toekomstige trajecten. Een van de belangrijkste lessen is dat een duidelijke eigen planning essentieel is. Door vooraf helder vast te leggen welke werkzaamheden Achmea Pensioenservices uitvoert en binnen welke termijnen, ontstaat meer rust en voorspelbaarheid in het proces. Daarnaast bleek hoe belangrijk het is om grenzen te bewaken. De ontvangende uitvoerder heeft vaak behoefte aan veel aanvullende informatie, maar een succesvolle exit vraagt om een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden. Dat betekent ook ‘nee’ zeggen en je eigen planning bewaken. Door vooraf kaders te bepalen, bleven wij in control, ook wanneer ontvangende partijen eigen wensen of tempo’s hadden”, aldus Jeroen. “Uiteindelijk komt dit ook de klant ten goede: door vast te houden aan duidelijke afspraken en een zorgvuldige planning zorgen we voor een voorspelbaar en beheerst proces. Dat wordt door klanten gewaardeerd.”

Een van de grootste succesfactoren is de kwaliteit van de administratie.

“Hoe beter de administratie op orde was daarvoor, hoe makkelijker de exit natuurlijk gaat”, zegt Marloes. Daardoor konden data, dossiers en processen vrijwel zonder correcties worden overgedragen. Daarnaast benadrukken zowel Marloes als Jeroen het belang van ervaren collega’s. “Zonder deze collega’s was het niet zo succesvol geweest. De kennis en ervaring zijn noodzakelijk om complexe overdrachten beheersbaar en voorspelbaar te maken. Veel mensen hebben dit nu al een paar keer gedaan. Dat scheelt héél veel. Ook helpt het dat een exit een logisch vervolg is op de reguliere pensioenadministratie. Om de kwaliteit aantoonbaar te borgen, werken we waar gewenst samen met Deloitte. Via zogenoemde Stay Clean-trajecten wordt de kwaliteit van de administratie periodiek beoordeeld en besproken. Dit geeft opdrachtgevers die hiervoor kiezen extra inzicht en vertrouwen in de beheersing van processen en de kwaliteit van de overdracht.”

“Dezelfde mensen, dezelfde keten”- Marloes van Tongeren

Welke lessen en best practices vormen volgens jullie de basis voor toekomstige exits?

Op basis van hun ervaring met het traject zien Marloes, Jeroen en Ralf vijf punten die er duidelijk uitspringen en die essentieel zijn voor zowel de uitvoering als doorontwikkeling.

1. Standaardisatie van het proces
Zij benadrukken het belang van het standaardiseren van onderdelen van het proces. Bestaande checklists en documentatie vormen inmiddels een stevige basis waarop teams kunnen voortbouwen.

2. Regie nemen in het proces vanuit het fonds
Daarnaast is het essentieel dat het fonds als overkoepelende partij de regie voert. Door vooraf duidelijk te communiceren over de planning van Achmea Pensioenservices als latende partij, ontstaat rust en voorspelbaarheid in het proces, met name bij complexe overdrachten. Het fonds zorgt voor een integrale planning waarin ook de eigen werkzaamheden en de activiteiten van de ontvangende partij zorgvuldig op elkaar worden afgestemd.

3. Heldere rolverdeling en governance
Een strakke rolverdeling en een duidelijke governance zijn cruciaal. Juridische afspraken, eisen aan datakwaliteit en programmatische sturing geven richting en structuur.

4. Sterke inhoudelijke basis
De vakinhoud blijft het fundament: een exit kan alleen succesvol zijn wanneer de pensioenadministratie volledig op orde is, en de juiste mensen betrokken zijn. Inhoudelijke pensioenexpertise actief in het traject bij beide uitvoerders zorgt voor een snel en goed begrip van de uitdagingen in het traject en hoe deze op effectieve wijze operationeel op te lossen. Zorg ervoor dat specialisten bekend zijn met de Nederlandse pensioenterminologie en de bijbehorende begrippen en uitleg

5. Als je tijd hebt, kun je versnellen
Een goede voorbereiding maakt versnelling mogelijk. Zorg er daarom als fonds en ontvangende partij voor dat de personele bezetting van het traject tijdig op orde is en aansluit bij de benodigde capaciteit. Start hiermee minimaal twee jaar vóór het jaar van overdracht.

De kracht van samenwerking

De teammanagers benadrukken dat het succes van deze exits niet alleen voortkwam uit processen en systemen, maar vooral uit de inzet, kennis en betrokkenheid van collega’s. Afscheid nemen van een fonds is nooit prettig, maar door samen te werken en te focussen op kwaliteit en relaties kan het proces wel degelijk als succesvol worden beschouwd. Dat bleek ook uit de goede relatie met de besturen, die het traject afsloten met gezamenlijke momenten zoals een afscheidslunch. Bent u klant bij Achmea Pensioenservices en wilt u meer weten over onze aanpak van exittrajecten of hierover verder van gedachten wisselen? Neem gerust contact op met uw accountmanager. Daarnaast is er een notitie beschikbaar met belangrijke uitgangspunten en aandachtspunten rondom exits voor opdrachtgevers.

Van links naar rechts: Jeroen Stassen (Manager klantteam), Marloes van Tongeren (Manager klantteam) en Ralf Rikze (verantwoordelijk voor de exitstrategieën).