Voor deelnemers lijkt het vanzelfsprekend: iedere maand staat de pensioenuitkering op hun rekening. Maar achter die uitkering gaat een hele wereld schuil. Voordat het geld bij deelnemers terechtkomt, werken verschillende teams nauw samen en vinden op meerdere momenten controles plaats. Onder de Wet toekomst pensioenen komt daar bovendien een nieuwe dynamiek bij: bij een variabel pensioen kan de hoogte van de uitkering veranderen.

 

Hoe werkt die uitkeringsketen precies? En hoe zorgt Achmea Pensioenservices ervoor dat het juiste bedrag op het juiste moment bij de juiste deelnemer terechtkomt? Johan Mensing, businessanalist bij Achmea Pensioenservices, legt uit wat er achter de schermen gebeurt.

Waarom is de uitkeringsketen bij Achmea Pensioenservices ingericht zoals die nu is ingericht?
“Ons doel was één administratie binnen Achmea, in plaats van allemaal losse administraties per divisie. Daarom hebben we gekozen voor een generieke uitkeringsketen binnen Achmea. Dat levert aan de Achmea-kant voordelen op in de inrichting en in de kosten. Daar kunnen onze klanten uiteindelijk ook van profiteren.”

Welke verschillende teams en processen zijn betrokken bij een pensioenuitkering?
“Aan de voorkant staat de pensioen- of deelnemersadministratie. Deze afdeling stemt alles af wat nodig is voor de uitkering: of iemand er recht op heeft, wanneer de uitkering ingaat, hoe lang en hoeveel we uitkeren, welke keuzes de deelnemer bij pensionering maakt en op welk bankrekeningnummer we het bedrag overmaken. Vervolgens komt het excassoteam in beeld. Dit team controleert of alle informatie compleet is en vormt daarmee een belangrijke schakel tussen de pensioen- en de uitkeringsadministratie. Mensen uit beide administraties mogen niet zomaar over en weer werken, omdat je daarmee fraude in de hand zou kunnen werken.

Daarna verzorgt het uitkeringsteam de bruto-nettoberekening en de inhoudingen. Fondscontrol controleert onder meer of de bruto- en netto-schadelast en de afdrachten, aan bijvoorbeeld de Belastingdienst en het CAK, op elkaar aansluiten. Tot slot zorgt de financiële administratie ervoor dat de betaling via de bank goed verloopt. Al die afzonderlijke onderdelen vormen samen één keten. In iedere schakel moet het kloppen.”

Waarom is die goede aansluiting tussen alle onderdelen zo belangrijk?
“Elke euro waar een deelnemer recht op heeft, moet tijdig en juist op het juiste bankrekeningnummer worden betaald. Dat is uiteindelijk waar het om draait. De pensioenadministratie, de uitkeringsadministratie, het grootboek en de financiële administratie moeten daarom naadloos op elkaar aansluiten. Als er ergens onderweg iets misgaat, gaat dat ten koste van de deelnemer.”

Waar zitten de belangrijkste risico’s en hoe worden die beheerst?
“We controleren op verschillende plekken in de keten of gegevens en bedragen op elkaar aansluiten. Dat begint al bij het bruto recht: wat in de pensioenadministratie staat, moet gelijk zijn aan wat in de uitkeringsadministratie staat. Vervolgens controleren we de aansluiting tussen bruto en netto. Wat iemand netto ontvangt plus wat we afdragen aan bijvoorbeeld de Belastingdienst of het CAK, moet aansluiten op het brutobedrag.

Ook verderop in het proces voeren we controles uit. Als tien mensen een uitkering moeten ontvangen, willen we tien uitkeringsspecificaties zien én tien betalingen in het bestand voor de bank. Het totaalbedrag moet precies overeenkomen met wat we netto verwachten. Zo controleren we de aansluitingen in de hele keten.”

Wat betekent een goed ingerichte uitkeringsketen voor deelnemers, werkgevers en pensioenfondsen?
“Een pensioenfonds belooft pensioenen goed te beheren, zowel in de opbouwfase als in de uitkeringsfase. Deelnemers en werkgevers moeten erop kunnen vertrouwen dat het pensioen goed geregeld is. Voor een deelnemer is dat heel concreet. Ook na pensionering gaan de hypotheek, boodschappen en andere dagelijkse uitgaven gewoon door. Als uitvoerder doen wij er alles aan om uit te voeren wat het pensioenfonds zijn deelnemers belooft en waarvoor het pensioenfonds met ons een contract is aangegaan.”

Wat verandert er door de Wet toekomst pensioenen eigenlijk wél en niet aan de uitkeringsketen?
“De Wet toekomst pensioenen heeft veel impact aan de voorkant, in de pensioenadministratie. Daar houden we rendementen en keuzes per deelnemer bij. Maar zodra een bruto pensioenrecht vaststaat, blijft het proces van uitkeren in essentie hetzelfde. We krijgen een bruto recht aangeleverd, maken de bruto-nettoberekening en zorgen voor de betaling. Bij een variabel pensioen kan de hoogte van het bruto pensioen wel veranderen. Een uitkering van 1.000 euro kan in een volgend jaar bijvoorbeeld hoger of lager uitvallen. Maar het uitkeringsproces verandert daardoor niet. Zodra de pensioenadministratie een gewijzigd bruto recht aanlevert, verwerken wij dat in de uitkering.”

Wie bepaalt dan de hoogte van een variabele pensioenuitkering?
“Het is een samenspel tussen pensioenadministratie, vermogensbeheerder, beleggingsbeleid en fondsbestuur. Voor een variabel pensioen stellen we vast wat de uitkering op dat moment waard is. Vervolgens keren we iedere maand het vastgestelde brutobedrag uit. Periodiek bekijken de betrokken partijen opnieuw of de hoogte van de uitkering nog past bij het vermogen en de behaalde resultaten.

Moet de hoogte veranderen, dan past de pensioenadministratie het recht aan en geeft zij dat gewijzigde bruto recht door aan de uitkeringsadministratie. Die maakt vervolgens de bruto-nettoberekening en verzorgt de uitkering. De uitkeringsadministratie besluit dus nooit zelfstandig om meer of minder uit te keren.”

En hoe blijft zo’n keten aansluiten op veranderingen in bijvoorbeeld wet- en regelgeving?
“Als wet- en regelgeving rond uitkeringen verandert, heeft dat niet automatisch gevolgen voor de hele keten. Stel dat fiscale regels of inhoudingen veranderen, dan blijft de basis van de keten gewoon hetzelfde. Er is nog steeds een brutobedrag, een nettobedrag, een betaling en een uitkeringsspecificatie. Alleen de berekening daartussen kan veranderen.

Zo’n wijziging moeten we vooraf kennen en testen en vervolgens meenemen in onze controles. Komt er bijvoorbeeld een nieuwe inhoudingscomponent bij, dan willen we die terugzien in de betaalopdracht en op de uitkeringsspecificatie.”

“Uiteindelijk draait de uitkeringsketen om vertrouwen. Achter iedere maandelijkse pensioenuitkering zit een keten van administraties, berekeningen, controles en betalingen. Voor de deelnemer hoeft die complexiteit niet zichtbaar te zijn. Wat telt, is dat de uitkomst klopt en het pensioen op het juiste moment bij de deelnemer terechtkomt. – Johan Mensing”

Bekijk de animaties: Zo werkt de uitkeringsketen in het nieuwe pensioenstelsel
Deze animatie is onderdeel van een reeks van drie. Dit is de derde en laatste die we hebben gemaakt. De eerste ging over de nieuwe financiële keten, de tweede over beleggen in het nieuwe pensioenstelsel. En deze laatste dus over de uitkeringsketen. Met iedere animatie proberen we onderwerpen die vaak complex zijn op een toegankelijke manier uit te leggen. Bekijk hieronder de derde video over de uitkeringsketen.

 

 

Een reeks van drie animatievideo’s?
Met deze laatste video hebben we dan voor alle bedrijfskritische ketens (premie inning, beleggen en uitkeren) een mooie basis gelegd voor kennisdeling. Bekijk hier alle animaties van Achmea Pensioenservices.

• Beleggen in het nieuwe pensioenstelsel
• Een nieuwe en slimme financiële keten!